Por qué la aduana colombiana podría aceptar YA el BL electrónico
A diferencia de lo que podría pensarse, la aceptación del BL electrónico por parte de la aduana de Colombia no requiere de cambios legislativos ni de un desarrollo tecnológico. Solo se necesita comprensión de las características de un documento electrónico y una perspectiva realista.
El ejemplo del papel (o el documento impreso)
Voy a empezar este artículo con una comparación con el papel, en la que haré afirmaciones obvias que quizás se tomen como perogrulladas. Sin embargo, me parece importante hacerlas, por motivos didácticos.
Primero que todo, debemos entender y aceptar que el formato de un documento es una barrera infranqueable. Si el formato del documento es papel, nada reemplazará ese formato. Sin embargo, la información contenida en el documento puede transmitirse por otros medios.
Todos los días tenemos un ejemplo de esto, cuando visitamos edificios, de oficinas o residenciales. En la recepción, seguramente me van a pedir al menos el número de mi cédula de ciudadanía, que es un dato que consta en el documento impreso llamado así (hoy en día, la cédula de ciudadanía no es de papel, pero voy a seguir hablando de “papel”, para efectos ilustrativos.) Cuando digo ese número, transmito la información (la data) del papel, pero no el papel en sí.
Esa transmisión verbal de la información puede ser suficiente o no. Depende de la importancia del dato y el grado de confianza que haya entre los que intervienen en la comunicación. Es posible que la persona de la recepción me crea y se limite a anotar el número de cédula que yo informo verbalmente. O la política de seguridad del edificio puede exigir que yo muestre el documento en recepción. Y, si quiere dejar la trazabilidad, la persona encargada tomará una fotocopia de mi cédula. El grado máximo de verificación consiste en que la recepción esté conectada a la base de datos de la registraduría, en cuyo caso un aparato “leerá” el código de barra de la parte posterior de la cédula y así se tendrá la constancia de que el documento es auténtico.
El documento de papel tiene una ventaja única y es que es directamente legible por los humanos. Sin embargo, el papel puede ser falsificado o alterado de maneras que no sean notorias. Esa es la razón por la que a un documento impreso como la cédula de ciudadanía se le ha dotado de características físicas distintivas y un código de barras que permite consultar su autenticidad.
El documento electrónico siempre será electrónico
El documento electrónico es distinto, porque no es directamente legible para el ser humano.
Posiblemente, el documento electrónico más abundante hoy en día es el correo electrónico (email). El email que yo leo en mi pantalla es la representación gráfica del email, pero no es el email en sí.
Lo que se muestra en la pantalla es lo que técnicamente se llama la “renderización” de un código, en este caso, los códigos HTML y CSS que conforman el email. Renderizar un código es un proceso informático mediante el cual un software convierte el código fuente (como HTML, CSS y JavaScript) en una representación visual que los usuarios pueden ver y con la que pueden interactuar en la pantalla. Por ejemplo, renderizar una página web implica transformar los archivos de código en una página visual con la estructura, estilo y contenido definidos, para que sea comprensible y navegable para el usuario final.
El email “real” siempre será electrónico, lo que reafirma lo que dije arriba: el formato de un documento es una barrera infranqueable. La imagen que observo en la pantalla es una representación gráfica que no es siempre igual. Algunos de ustedes se habrán percatado de que un email se renderiza (es decir, se ve) distinto dependiendo del software o el dispositivo que usemos. La pantalla muestra una visualización generada del email, pero ese diseño visual es una interpretación hecha por el motor de renderización del cliente de correo electrónico y puede variar entre diferentes plataformas y dispositivos.
Autenticidad, integridad e inalterabilidad
Ya he dicho que el papel puede ser alterado y falsificado, pero los documentos electrónicos generan más suspicacia porque no podemos examinarlos con nuestros sentidos, como sí lo haríamos con el papel, al que podemos ver, tocar, oler e incluso saborear. Sin embargo, ya se papel o electrónico, los aspectos que hay que revisar en los documentos son al menos tres:
-Autenticidad: si el documento realmente proviene de quien dice provenir. O, en el caso de firmas, si las firmas realmente fueron impuestas por las personas que dice el documento.
-Integridad: no solo que el documento está completo, sino que es la última versión del documento y que recoge todas las informaciones que debe contener.
-Inalterabilidad: que ninguno de los datos ha sido cambiado, así sea sutilmente.
En el caso de la cédula de ciudadanía colombiana, como dije arriba, ahora está hecha en un material y tiene unas características que dificultan su falsificación, pero no eliminan completamente ese riesgo. Lo mismo sucede con los documentos electrónicos. Hay sistemas más desarrollados que otros que garantizan de mejor manera los tres aspectos ya indicados en los documentos electrónicos. ¿Qué esos sistemas pueden ser neutralizados (jaqueados) en teoría? Sí, pero los sistemas robustos descartan ese riesgo en un porcentaje cercano al 100%. Hoy en día, la tecnología más impenetrable es la de blockchain (cadena de bloques) —la misma que soporta los Bitcoin y otros criptoactivos—, pero otros programas más convencionales pueden lograr un similar grado de confianza en el documento electrónico.
¿Cómo usar el documento electrónico en la vida real?
En estricto sentido, si yo quisiera aportar un email como prueba requeriría ejecutar métodos tecnológicos de autenticación y verificación que garanticen la legitimidad del remitente y que el contenido del mensaje no ha sido alterado. Además, deberían examinarse en su formato original y tomarse directamente del servidor o disco duro en que estén alojados. Muy al principio de la era del Internet, en Colombia hubo un amplio debate sobre la forma apropiada de aportar emails como pruebas a proceso judiciales. Hoy en día, la ley y los jueces admiten que simplemente se impriman y se aporten en papel. Solamente si hay una tacha de falsedad se precisaría emplear métodos tecnológicos de autenticación.
Antes se exigía en Colombia que el poder para que un abogado actuara en un proceso judicial fuera impreso en un papel, firmado a mano y presentado personalmente ante notario. Hoy basta con enviar el poder como adjunto en un email, que debe provenir de la cuenta registrada en cámara de comercio como email de notificaciones. Y lo que se aporta es simplemente la impresión en papel de ese correo electrónico.
Vamos a analizar someramente dos formas de validación de documentos electrónicos en Colombia que nos van a ayudar a entender las posibilidades respecto del Bill of Lading electrónico (eBL).
Las facturas electrónicas
La facturación electrónica se ha popularizado ampliamente en nuestro país, y hoy en día la vemos como algo natural. Cada vez, recibimos en nuestra cuenta de email dos archivos: uno en formato .xml (que no podremos leer, si lo abrimos) y otro en un formato .pdf, que es la representación gráfica de la factura electrónica de venta: el documento tal como se vería si fuera en papel.
Si ustedes abren el archivo .pdf de una factura electrónica en Colombia, verán que tiene estas dos seguridades:
—Código alfanumérico (CUFE - Código Único de Facturación Electrónica): es un código único y obligatorio para cada factura electrónica en Colombia. Permite identificar inequívocamente la factura, lo que garantiza su autenticidad, validación, integridad y trazabilidad. Es un valor generado con datos de la factura y cifrado para asegurar que no haya sido adulterada.
—Código QR: También obligatorio, este código incluye información legible electrónicamente como precios, fecha de emisión, emisor y receptor. Facilita al cliente y a la DIAN la validación instantánea de la factura. Se puede escanear con dispositivos móviles para verificar la validez del documento.
Sin embargo, como he dicho arriba, el formato es una barrera infranqueable, así que la factura electrónica siempre será electrónica. En Colombia, el Estado revistió al proceso de facturación de un trámite electrónico en el que la DIAN juega un papel central. El generador de la factura la crea en un software autorizado que está conectado directamente con la DIAN, y que envía la factura a esta entidad para su validación. El sistema de la DIAN verifica que la factura cumpla con todos los requisitos técnicos, legales y tributarios y solo después de que la DIAN aprueba la factura, esta puede ser entregada al cliente y tiene validez fiscal. La validación ocurre en tiempo real, excepto en contingencia (cuando el sistema de la DIAN está caído). En resumen, la DIAN actúa como un intermediario en el trámite electrónico que valida y autoriza la factura electrónica antes de su emisión final y uso legal, asegurando la integridad del proceso y la prevención de fraudes fiscales.
Los certificados de existencia y representación legal que emiten las Cámara de Comercio
Hoy en día, los certificados de existencia y representación legal que emiten las Cámara de Comercio también son documentos electrónicos, generados por software privados. Si uno recibe un certificado de cámara de comercio, lo que recibe es en realidad la representación gráfica de ese documento electrónico. En esa imagen verá un código alfanumérico de verificación. En el sitio web de cada cámara de comercio uno puede digitar ese código y comprobar si el certificado es válido o no.
En este punto vale la pena explicar que esos códigos alfanuméricos o códigos QR no son aleatorios o arbitrarios sino el resultado de un proceso tecnológico sofisticado, concretamente la solución de un algoritmo con base en los datos que tiene el documento electrónico. Como son electrónicos, los documentos solo pueden ser modificados electrónicamente. Si alguien modifica en el sistema un documento electrónico (así sea solo para poner o quitar una coma), el código alfanumérico que se imprimirá será distinto.
Si yo digito en el sistema de verificación el código alfanumérico del documento antes de la modificación, el sistema no lo reconocerá, lo que me indica que, en el entretanto, el documento ha cambiado y la representación gráfica que yo tengo no es la “verdadera”.
La cuestión de la originalidad
En un documento de papel, se puede hablar de originales y copias, entendiendo que un original es el instrumento primario, y las copias son su reproducción exacta.
En un documento electrónico, no hay en realidad “originales” y “copias”. De hecho, el único documento es el electrónico, que está almacenado en un servidor (o en muchos, como sucede en la tecnología “blockchain”). Cuando uno comparte un documento electrónico, lo más seguro es que esté compartiendo una representación gráfica del mismo.
Si yo firmo electrónicamente un documento mediante una herramienta como DocuSign, el documento queda almacenado en los servidores de DocuSign. El documento que recibo de DocuSign es una representación gráfica, acompañada de “metadatos”. Los metadatos son información adicional que registra contexto adicional sobre el documento firmado electrónicamente. Estos datos no son el contenido visible del documento sino información sobre el documento y su proceso de firma, como quién lo firmó, cuándo, desde qué dispositivo, sellos de tiempo, estados del proceso de firma, y registros de auditoría.
Cómo resolvió la DIAN los problemas con la factura electrónica en la importación
En Colombia (y en la Comunidad Andina), tenemos el inconveniente de que la Resolución 1684 de la CAN exige que exista una factura comercial que sea “un documento original y definitivo” (artículo 9).
Por otra parte, el artículo 177 (numeral 13) del decreto 1165 de 2019 exige que “Cuando se trate de documentos (con) soporte electrónico, su presentación se efectuará, antes de la presentación de la declaración de importación correspondiente, a través de los servicios informáticos electrónicos” de la DIAN. La misma norma indica que no se requiere la impresión de documentos electrónicos, pero bajo el entendido de que se han presentado antes informáticamente.
Este contexto regulatorio choca con la naturaleza misma de los documentos electrónicos y ha creado muchas dificultades a la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN. No obstante, el concepto 1900 del 28 de noviembre de 2023 de la Unidad Informática de Doctrina (que resuelve peticiones de reconsideración de conceptos expedidos por la citada Subdirección) resolvió esas dificultades de la siguiente manera:
—Dispuso que la factura comercial “puede presentarse mediante una impresión de su digitalización”.
—Indicó que “Por lo tanto, la factura digitalizada hace las veces de la factura original en medio físico”.
—A la luz del principio de eficiencia en las actuaciones administrativas aduaneras, concluyó que “resulta apropiado otorgar validez probatoria a la impresión en comento”.
Todo lo cual dio tranquilidad a los importadores y usuarios. Quedó un asterisco, porque el concepto añadió algo incongruente (subrayo fuera de cita):
“El usuario aduanero declarante podrá aportar como documento soporte de la importación la factura de venta digitalizada (…). En todo caso, la DIAN está facultada para solicitar la factura de venta original en físico y el declarante está en la obligación de suministrarla so pena de incurrir en la sanción prevista en el numeral 2.1 del artículo 29 del Decreto Ley 920 de 2023.”
Es fácil ver que la posición de DIAN es contradictoria o, al menos, confusa. Si dice que la factura digitalizada “hace las veces de la factura original en medio físico”, ¿por qué contempla que la DIAN solicite “la factura de venta original en físico”? ¿Y qué es original en un documento electrónico? Esas inquietudes no se han resuelto y, si no representan un problema en la práctica, es porque todos hemos adoptado la política de “No digas, no preguntes”.
Y ahora, por fin, el BL electrónico.
Soy consciente de que este artículo ya está muy largo y no he hablado del BL electrónico. Sin embargo, creo que no hay necesidad de extenderme sobre él. El eBL es un documento electrónico, como las facturas electrónicas que recibimos todos los días. Ya que son documentos privados, su emisión, transferencia, modificaciones y transmisión se desarrollan en sistemas desarrollados por cada transportador marítimo (algunos de los cuales se han unido por razones de estandarización). En ese proceso no interviene la DIAN ni ninguna autoridad aduanera, excepto como posible usuario que puede hacer verificaciones pero no modificar los datos (acceso de solo lectura).
Se dice a menudo que la aduana de muchos países acepta ya los BL electrónicos y, en Latinoamérica, se cita a México y a Ecuador. No conozco a fondo cómo funciona el procedimiento aduanero en esos países, pero tiendo a pensar que su aceptación no es a nivel electrónico.
DCSA (Digital Container Shipping Association) es una organización que busca estandarizar y promover la digitalización en la industria del transporte marítimo y en ella participan algunas de las más grandes líneas navieras del mundo. En su reporte “Overcoming legal and regulatory barriers to eBL adoption, a report by DCSA” (disponible en www.dcsa.org), dice lo siguiente (la traducción es mía):
“En todas las jurisdicciones cubiertas por la investigación, el BL puede presentarse en algún formato electrónico. Sin embargo, esto no siempre se ajusta al 100% del BL electrónico, según la definición de la DCSA. Esto se debe a que las autoridades en la mayoría de las jurisdicciones utilizan la semidigitalización, lo que significa que se requiere una copia digital del BL en papel (por ejemplo, en formato PDF). A su vez, en ocasiones sigue siendo necesario un BL en papel con firma o sello. En al menos algunas de estas jurisdicciones, una copia de una versión legible del BL electrónico firmada digitalmente podría ser aceptable; sin embargo, esto aún no se ha probado.
(…)
“Solo en unas pocas jurisdicciones, el uso del BL electrónico, según la definición de la DCSA, es posible en el entorno regulatorio, aunque podría seguir exigiéndose una versión legible. Entre estas jurisdicciones se incluyen China, Taipéi Chino, Alemania, Japón, Corea, Singapur y Estados Unidos. Aunque, por ejemplo, en China Taipéi, los funcionarios aún pueden solicitar papel. La Aduana (CBP) en Estados Unidos puede considerarse una buena práctica debido a sus regulaciones de registro, que exigen que los registros de entrada se mantengan en sus formatos originales. Por lo tanto, el uso de la eBL es posible al máximo sin condiciones específicas.”
Estos apartes (que he verificado con búsquedas en Internet) me llevan a pensar que las aduanas de México y Ecuador, así como otras aduanas, lo que realmente aceptan es la representación del documento electrónico. Y entiendo que este es también el caso del Reino Unido (que también se cita como un país que acepta el BL electrónico), ya que en su sitio web se dice expresamente que se pueden subir los documentos electrónicos en muchos formatos: .jpg, .png., txt., .pdf.
Mi conclusión es que la mayoría de países del mundo han adoptado el enfoque práctico que adoptó la Unidad Informática de Doctrina en el concepto 1900 del 28 de noviembre de 2023: les basta con la representación gráfica del BL electrónico, en un formato que sea fácilmente legible (pdf, jpg, etc.).
El BL electrónico ofrece mayores garantías de seguridad que el BL de papel.
En este punto, alguien podríapreguntar: ¿no es terrible que la aduana reciba solo una representación gráfica del BL electrónico? ¿No expone a la aduana a falsificaciones de documentos tan importantes como los BL? La respuesta categórica es no.
Hoy en día, cada transportador (para no hablar de los agentes de carga) emite sus Bill of Ladings en tres originales, que es la práctica tradicional. Ningún acuerdo obliga a que la impresión se haga en papel de seguridad, aunque algunas navieras o agentes lo hacen para prevenir fraudes y falsificaciones. Su “originalidad” depende más de elementos como firmas y sellos que, todos lo sabemos, son falsificables.
Si el BL es electrónico, en cambio, los originales no andan por el mundo de mano en mano. El documento electrónico (que es único, y por tanto original) está en un servidor (o en varios, si la tecnología es descentralizada). Todo: Transferencias (endosos),modificaciones, etc., se hace en el sistema, que es controlado por el transportador. Los BL electrónicos permiten seguimiento en tiempo real y registros detallados del proceso de emisión, firma, transferencia y recepción, lo que facilita auditar y detectar cualquier anomalía rápidamente. Esto mejora la confianza de todas las partes involucradas en la cadena logística. Y su representación gráfica (el archivo pdf) contendrá códigos QR y/o alfanuméricos que le permitirán a la aduana verificar en tiempo real la autenticidad del BL.
Hoy en día, un importador o su agente de aduanas solo muestran a la DIAN el original del BL si hay una inspección física, lo que sucede tan solo en el 2% o 3% de los casos. Es la única oportunidad en que la DIAN recibe una copia del BL (no se queda con el original). Lo que es peor, la DIAN no tiene manera de verificar la autenticidad del BL, a menos que llame al transportador, que puede estar en cualquier lugar del mundo y no necesariamente va a responder de inmediato.
Con el BL electrónico, en cambio, sucederá lo mismo que con los ejemplos que cite arriba de la factura electrónica o los certificados de cámara de comercio (y tantos otros, como el SOAT): contendrán un código de verificación que la DIAN puede consultar directamente en el sistema del emisor del eBL. Esto no requiere ningún cambio tecnológico y puede ser implementado de inmediato.
¿Se requiere un cambio normativo?
Como expuse arriba, el artículo 177 (13) del decreto 1165 de 2019 (aplicable a todos los documentos electrónicos) parece representar un escollo para la aceptación del eBL. Ello, no obstante, ya vimos que —en relación con la factura electrónica— la Unidad Informática de Doctrina de la DIAN lo salvó mediante un concepto. Lo mismo podría suceder con el BL electrónico.
De hecho, la situación normativa del BL electrónico es mejor que la de la factura electrónica, desde el punto de vista aduanero.
El numeral 13 del artículo 177 del decreto 1165 de 2019 exige que los documento electrónicos se presenten antes de la declaración de importación a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. Pues bien, eso ya sucede en el caso del BL. Según el procedimiento aduanero (artículo 147 del mismo decreto), antes de la llegada del medio de transporte el transportador entrega a la DIAN, a través del sistema informático aduanero, toda la información relevante del BL. Esa entrega cumple a cabalidad lo que exige el numeral 13 citado (cosa que no ocurre con la factura electrónica).
La conclusión de todo lo expuesto (y me disculpo por la extensión de este artículo) es que, a diferencia de lo que pudiera pensarse, la DIAN colombiana podría YA aceptar en la importación los BL electrónicos. Sostengo que lo podría aceptar sin cambios tecnológicos y sin cambios normativos (ni siquiera un concepto). Pero, como sucedió en el caso de la factura electrónica en la importación, un concepto podría aclarar la situación y dar tranquilidad a todos, lo que sin duda redundaría en beneficio del país, los importadores y el comercio en general.